I Medewerkers basis op orde | Strategische Personeelsplanning  

Eind 2022 zijn we gestart met het traject van de Strategische Personeelsplanning. Het doel daarbij is ‘werken aan toekomstbestendigheid door het vaststellen van knelpunten en proactief te anticiperen op de toekomst’. Dat gaat erover of het toekomstige werk met meer of minder mensen gedaan moet worden en of er qua kennis, ervaring en gedrag (of competenties) wezenlijk nieuwe dingen van mensen gevraagd zal worden. Begin 2023 zijn de belangrijkste speerpunten gekozen. Het resultaat is dat:

• BBL-beleid (beroeps begeleidende leerweg) is gemaakt en organisatie breed zijn twee BBL plekken gecreëerd 
• Het Leer Management Systeem verder is ingericht  
• Een start is gemaakt met een vernieuwd strategisch HR beleid (arbeidsmarktpositie/professionele familiecultuur/verbetering instroom nieuwe medewerkers)

Medewerkers basis op orde | Leren en ontwikkelen 

Leren en ontwikkelen was een belangrijk thema in 2023. De Parabool Academy is een online leeromgeving, gekoppeld aan het Leer Management Systeem. Via de Parabool Academy wordt een breed scala van gerichte online trainingen aangeboden, al dan niet gecombineerd met een training op locatie. Daarnaast worden locatie specifieke trainingen gegeven, bijvoorbeeld op het gebied van medicatie en agressie.  

Medewerkers basis op orde | RI&E 

In 2022 is in de gehele organisatie een RI&E uitgevoerd. Met een Risico-Inventarisatie en – Evaluatie (RI&E) worden de veiligheids- en gezondheidsrisico’s binnen de Parabool in kaart gebracht. In 2023 is een check geweest of de geconstateerde risico’s zijn opgepakt en weggenomen. Na controle blijkt dat dit in bijna alle gevallen is gebeurd. 

II Processen basis op orde | Gecertificeerd (interne en externe audit) 

Interne audits: Gedurende het hele jaar heeft het interne auditteam audits uitgevoerd. In totaal zijn 20 gesprekken gevoerd. Het auditen van twee teams samen is doorgezet. Dat is bijvoorbeeld een gesprek met het hele managementteam, de trajectbegeleiders met een dagbestedingslocatie en twee groepen van ODC Kindcentrum ‘t Lantaarntje. Deze werkwijze is door de betrokkenen positief ontvangen omdat zo ook uitwisseling van ervaringen en werkwijzen tijdens de gesprekken plaatsvond tussen de auditées. Van ieder auditgesprek wordt een verslag gemaakt en naar de desbetreffende teams gestuurd. Wat opvalt is dat de verslagen van de interne audits goed in de teams worden besproken en dat verbeterpunten worden opgepakt, men is trots op de samenwerking binnen het team, het inwerken van nieuwe medewerkers loopt goed en het bespreken van thema’s volgens de rolagenda gaat steeds beter. Aandachtspunten zijn medicatieveiligheid (onder andere vastleggen afspraken met betrekking tot de medicatie en het gebruik van de digitale versie van het medicatieprotocol en de werkinstructie in plaats van de papieren versie), het op de juiste wijze rapporteren, het vastleggen van besproken onderwerpen in de notulen van de teamvergadering, gebruik van het format jaarplan en het evalueren van het jaarplan.  

Externe audit: De externe audit in september/oktober 2023 is goed verlopen. Met name de zelforganisatie in relatie tot de taken van aandachtsfunctionaris, het team en rol van de teamleider leidt in de praktijk tot een vacuüm met betrekking tot verantwoordelijkheid en eigenaarschap. Een plan van aanpak is gemaakt met als doel de samenwerking binnen de teams te verbeteren zodat op alle niveaus medewerkers hun taken en verantwoordelijkheden oppakken. Elk team werkt dit zelf uit in een plan voor 2024.

Processen basis op orde | Visie op de praktijk

De bedoeling van de Parabool -iedereen een passende plek in de samenleving- is uitgewerkt op een placemat. Hierop staat hoe we met elkaar werken en hoe taken en verantwoordelijkheden zijn belegd. In 2023 is de placemat geëvalueerd en op enkele punten aangepast.
Op diverse gebieden zijn aandachtsfunctionarissen (bijvoorbeeld werving & selectie, verzuim, medicatiebeheer, roosters, teamcommunicatie). Zij weten wat hun taken/verantwoordelijkheden zijn en zijn hierin bekwaam. In 2023 zijn met teamleiders en staf afspraken gemaakt om met de aandachtsfunctionarissen te gaan kijken wat goed gaat en wat verbeterd kan worden. Dit loopt door in 2024.

Processen basis op orde | Klachten en kwesties 

Er zijn drie formele klachten bij de Parabool binnen gekomen. Deze zijn intern afgehandeld.  Bij de vertrouwenspersoon zorg is 1 kwestie aan de orde geweest. Bij de vertrouwenspersoon zorg Jeugd zijn geen kwesties ontvangen.  

Processen basis op orde | Vrijheidsbeperkende maatregelen en eigen regie 

In 2023 zijn we opnieuw bezig geweest met de bewustwording en de impact van de Wet zorg en dwang. In ONS is hier een onderdeel voor ingericht en is de voortgang goed te monitoren. De gedragsdeskundigen zijn hier nauw bij betrokken. De Parabool heeft 2 Wzd-functionarissen. De Wzd-functionarissen en de bestuurder overleggen een aantal keer per jaar over de verlening van onvrijwillige zorg en het interne toezicht daarop. In 2023 zijn 13 actieve maatregelen onvrijwillige zorg geregistreerd. Deze worden gemeld bij de IGJ. Er zijn geen kwesties behandeld door de cliëntvertrouwenspersoon Wzd. 

Processen basis op orde | Duurzaamheid 

De Parabool is zich bewust van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. Daarom willen wij maatregelen nemen om de negatieve invloeden van onze activiteiten op het milieu te beheersen, te verminderen en om te zetten in milieuwinst. We hebben de ambitie om de erkende maatregelen energiebesparing van het Milieuplatform Zorgsector (MPZ) binnen 5 jaar door te voeren. Dit staat beschreven in ons beleidsplan Duurzaamheid 2022-2027. Ondernomen acties in 2023 zijn onder andere:

• Aanstelling milieucoördinator (4 uur per week).  
• Aangesloten bij de Greendeal 2.0 – samenwerken aan duurzame zorg van het Milieu Platform Zorgsector 
• Bevorderen bewustzijn van medewerkers ten aanzien van duurzaamheid. 

Ook wordt gekeken hoe we binnen de Parabool op andere thema’s kunnen verduurzamen, zoals de inzetbaarheid van personeel.

Processen basis op orde | Plan-do-check-act (PDCA)  

Het volgen van de PDCA-cyclus is bedoeld om structureel aandacht te hebben voor de kwaliteit van zorg en hierin steeds te verbeteren.  Het maken en uitvoeren van acties of plannen (plan en do) gaat over het algemeen goed, maar evalueren of controleren we ook, stellen we bij en ronden we af (check en act)? Hier is blijvend aandacht voor, maar hier kunnen we nog beter in worden.

III Financieel basis op orde 

Afgelopen jaar hebben we financieel wat onvoorziene tegenvallers gekend. Zo hebben we bij de opening van de locatie de Bloemendal door omstandigheden wat langer te maken gehad met leegstand, waardoor de beoogde productie is achtergebleven. Verder is medio 2023 de cao opengebroken. Rekening was gehouden met een salarisverhoging van 3% in mei, maar door de ophoging kwam hier een forse salarisverhoging bij. Dit heeft uiteindelijk in 2023 geleid tot een negatief resultaat op de exploitatie. Dit hebben we nog enigszins kunnen opvangen door gedurende het jaar een plan op te stellen waarmee we de financiële tegenvallers konden beperken. Daarnaast hebben wij onderzocht hoe wij onze financiële positie kunnen verstevigen door onder andere op bestaande locaties het aantal plekken uit te breiden waarmee we de productie verhogen. Deze zullen in 2024 worden gerealiseerd. Daarnaast zien we een hoge kostenpost door het verzuim en inzet van personeel niet in loondienst (PNIL). Hierop hebben we ons verzuimbeleid aangepast waardoor directer gestuurd wordt op verzuim en (gedeeltelijk) herstel. Dit heeft ertoe geleid dat er minder PNIL is ingezet waardoor de personele lasten meer in balans zijn. Ook wordt meer ingezet op een goede balans tussen inzet medewerkers en de zorgvraag. Hiervoor is per 1 januari 2024 een adviseur capaciteitsmanagement aangesteld om organisatie breed te adviseren over de meest effectieve inzet van uren.

IV ICT-landschap basis op orde

Met onderstaande wijzigingen zijn in 2023 grote stappen gezet om de basis beter op orde te krijgen en daarmee een kwalitatieve verbeterslag te maken.   

Implementatie AFAS en ONS: In 2023 zijn AFAS en ONS geïmplementeerd. AFAS is het nieuwe HR systeem en is begin 2023 gestart. ONS is op 1 juni 2023 gestart met het roostersysteem en elektronisch cliëntdossier. De implementatie van beide systemen heeft zowel qua voorbereiding als uitrol veel impact gehad op de medewerkers. Met de start van het elektronisch cliëntdossier beschikken we over een cliëntdossier waarin doelgericht wordt gewerkt volgens de methodieken die voor ons de basis vormen in onze begeleiding (onder andere LACCS en Geef me de 5). In het verlengde hiervan zijn de zorgplannen aangepast en geactualiseerd. 

Caren: In 2023 zijn de voorbereidingen getroffen voor de implementatie van Caren, het digitale cliëntportaal. Hiermee kan de cliënt/(wettelijk) vertegenwoordiger op elk gewenst moment zijn/haar cliëntdossier inzien. In februari 2024 start een pilot op 3 locaties en bij enkele ambulante cliënten. De planning is om Caren per 1 juli 2024 aan alle cliënten van de Parabool aan te bieden.  

Zorgmonitor: In 2023 zijn we gestart met de inrichting en implementatie van de Zorgmonitor van Accordis. Hiermee krijgen we aan de hand van praktische dashboards inzicht in de zorgverlening en bedrijfsvoering van de Parabool. De Zorgmonitor geeft inzicht in bijvoorbeeld verzuim, kwaliteit van zorg/dossier, planning en productiviteit. De Zorgmonitor is als dashboard gekoppeld aan ONS en AFAS.